quarta-feira, 8 de agosto de 2012

Regras para Criar um Centro de Gestão Documental para Projetos


A partir deste momento fica instituído o CID – Centro de Informação e Documentação do Projeto, como responsável pelo Gerenciamento e Controle da Informação, conforme descrito acima, integrado pelo Coordenador de Gestão Documental e sua equipe.
  1. O CID no uso de suas atribuições toma as seguintes providências:
  2. O CID é o único responsável pelo controle –  receber, arquivar, distribuir e enviar a documentação oficial do projeto.
  3. É recomendável que o Coordenador de Documentação tenha permissão especial para assinar, receber ou emitir documentos oficiais em nome do Coordenador ou Diretor do Projeto.
  4. O CID terá um único e-mail para recebimento, distribuição e controle de e-mails no seguinte formato: projeto.[nome do projeto]@organização.com.br .
  5. Como medida de segurança e recuperação da informação toda e qualquer comunicação entre a equipe do projeto seus colaborares, fornecedores e destinatários em geral deve ser copiada para o e-mail do projeto.
  6. Todos os documentos e desenhos devem ser preferencialmente enviados diretamente para o e-mail oficial do projeto com solicitação para distribuição, a fim de mantê-lo atualizado com todas as revisões e revisões da informação.
  7. Qualquer e-mail ou informação somente terá valor e caráter oficial do projeto quando for enviada ou colocada em cópia para o e-mail do CID.

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