quinta-feira, 9 de agosto de 2012

Descrição do Modelo de Gestão Documental para Projetos


1.     Equipe de Gerenciamento de Projeto:
Formada um por um grupo multidisciplinar de 30 a 50 especialistas, em geral é uma Empresa de Gerenciamento de Projetos.
1a  Acesso e Comunicação: mantém a comunicação oficial via Project@company.com
1b  Leitura e Alteração de Dados: utiliza acesso remoto ou web para ler e modificar documentos, desenhos e projetos.
2. Equipe Virtual de Gerenciamento de Projeto:
Formada um por um grupo misto multidisciplinar de consultores, interessados e também integrantes da equipe de gerenciamento, este grupo permanece em deslocamento geográfico na maior parte do tempo.
2a  Acesso e Comunicação: mantém a comunicação oficial via Project@company.com
2b  Ler e Modificar Dados: utiliza acesso remoto ou web via computação em nuvem, para ler e modificar documentos, desenhos e projetos, relatórios, planilhas, cronogramas, gráficos e outros.
3. Fornecedores de Serviço de Construção e Montagem:
Este grupo permanece no local da obra em construção.
3a  Acesso e Comunicação: mantém a comunicação oficial via Project@company.com
3b Pesquisar e Ler Projetos: utiliza acesso remoto ou web via computação em nuvem para pesquisar e ler documentos, desenhos relatórios, cronogramas e outros.
4. Comunicação Oficial do Projeto:
Toda a comunicação/informação entre todos os grupos de trabalho deve ser centralizada no endereço eletrônico do projeto project@company.com, como forma de garantia e registro das decisões, mantendo todo o histórico para fins de comprovação ou pleitos judiciais. Possui e-mail corporativo do projeto e armazena toda a comunicação eletrônica na computação em nuvem.
5. Arquivo Físico:
Um arquivo físico documentos oficiais (originais), bem como parte do acervo técnico de engenharia deve ser disponibilizado para consulta de todos os grupos.
Todos os documentos naturalmente gerados em forma de papel devem ser digitalizados e disponibilizados nos servidores de rede da computação em nuvem.
6. Gestão Documental para Projetos:
A Gestão Documental é pilar de sustentação do Gerenciamento das Comunicações e pode ser considerada como uma estratégia de negócio, estabelecendo alguns princípios dentro deste conceito – oficialização, unicidade, confidencialidade, rastreabilidade, comprobabilidade, segurança da informação, além da codificação e normatização da informação para controle e gerenciamento do fluxo de trabalho de documentos. A Gestão Documental deve ser implantada através de um escritório ou departamento de projeto, responsável pelo tratamento, oficialização e distribuição da informação, com alto nível hierárquico respondendo preferencialmente apenas ao Gerente de Projetos, a fim de garantir a sua independência para exercício pleno de suas funções.
6a Acesso via Computação em Nuvem: elabora, recebe, arquiva, versiona, distribui, modifica, toda a informação do Projeto e  mantém a comunicação oficial via Project@company.com com todos os grupos. Também estabelece e configura o fluxo de trabalho de documentos em aplicativos e gerenciamento eletrônico de documentos e estruturas de arquivamento em rede. 
7. Computação em Nuvem:
Contém todos os registros/informações eletrônicas do projeto, mantem todos os grupos de trabalho ”on line”, em regime “full time”, além garantir o acesso a informação em toda a sua temporariedade deve controlar e também o sigilo e segurança da informação.
Arquitetura: Deve ser estruturada para comunicação Internet de alta velocidade e “Ip” fixo para acesso remoto.
A computação em nuvem deve hospedar sistema corporativo de E-mail, GED, ERPs, e promover um cruzamento de informações entre planejamento, aquisição, construção e montagem, sendo um “link” entre Operacional & Financeiro.
8. Projetos Capitais:
Os projetos capitais possuem investimentos em torno de R$100 milhões a maior que R$1bilhão.
Implantar um Gestão Documental para Projetos pode significar uma economia maior que R$ 1 milhão na redução de problemas como perda de informação, falta de acesso, comunicação inadequada, e outros... Ainda há outro tipo de economia que não pode ser estimada que talvez ocorra em torno R$50milhões, em problemas como documentos e projetos desatualizados e distribuídos incorretamente e direto execução da para construção e montagem. Estes são apenas alguns exemplos clássicos, ainda existem muitos outros que podem ser enumerados.

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