terça-feira, 31 de julho de 2012

Desafios da Gestão Documental para Projetos


Como você gerencia toda a documentação incluindo a comunicação digital e física de um empreendimento privado estratégico de grande porte (na ordem de R$ 1 bilhão ou mais), que precisa ser implantado no prazo máximo de 2,5 anos?
Segue o escopo abaixo:
Gerenciar (receber, arquivar, versionar, distribuir e controlar) documentos e comunicação eletrônica e física para: 
  • Obtenção de Licenças Implantação junto aos órgãos ambientais;
  • Obtenção de Incentivos junto ao Governo
  • Relações Públicas
  • Envio de Carta Convite a dezenas de fornecedores de tecnologia e serviços
  • Envio de Tomada de Preço (pedido de orçamento), com 1GB de informação e mais de 1500 documentos revisados emitidos somente para cotação – é necessário que haja confirmação de entrega e leitura de todos os fornecedores.
  • O recebimento e gerenciamento de 500.000 projetos e documentos multidisciplinares (civil, mecânica, elétrica, automação e outras), de engenharia em três idiomas, versionados em no mínimo 5 versões..
  • Gerenciar o fluxo de trabalho de todo o acervo com uma equipe de gerenciamento de projetos com 70 especialistas que em parte do seu tempo encontram-se em deslocamento para viagens de reuniões do projeto.
  • O controle e resgate de 270.000 e-mail’s arquivados em 1Terabyte de espaço em disco, gerados pelo projeto, seus executantes, colaboradores e interessados ao longo do empreendimento, garantindo a sua finalidade para fins de comprovação da tomada de decisões e como recurso jurídico.
  • Distribuição e Controle de todos os projetos impactando diretamente em serviços de execução e montagem na ordem de milhões de reais.
  • Controlar toda a documentação administrativa e de recursos humanos de aproximadamente 5000 funcionários durante todo o projeto.
  • Controlar toda a informação de planejamento e controle físico-financeiro - cronogramas, atas, diários de obras, medições de serviços para emissão de nota fiscal dos fornecedores.
  • Estrutura para armazenamento e controle em servidores de rede e acesso via web.
  • Recuperar toda informação em qualquer parte da sua linha de tempo, além de controlar sua revisão e homologação física e eletrônica.
  • Disponibilização de relatório gerencial de "status" (dinâmico), das atividades de gerenciamento e controle da gestão documental.

Por fim,

Como você pode garantir o sigilo, segurança, unicidade, acesso e distribuição de toda esta informação eletrônica e física gerada pelo empreendimento?

Opinem!

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