quinta-feira, 25 de novembro de 2010

Mapa do Fluxo de Informação em Projetos

Segundo o Guia PMBOK o gerenciamento de projetos dá-se por 5 Grupamentos de Processos (blocos em azul) divididos em 44 processos organizados em 9 áreas de conhecimento (blocos em verde).

O mapa acima é uma simulação em particular da relação entre os Grupamentos de Processos e a atuação das áreas de conhecimentos no gerenciamento de projetos. Não estão representados os quarenta e quatro processos nem a integração entre eles, pois o objetivo principal é visualizar o fluxo e processamento de informação executados pelas áreas de conhecimento em cada grupamento.

As setas em preto representam atividade(s) das áreas de conhecimento como a elaboração de Normas, Cronogramas, Controle de Tempo, Custos e muitos outros. A posição das setas em relação aos Grupamentos de Processos indica um prazo para início destas atividades.

As áreas em vermelho indicam que a maior atividade de informação ocorre nos processos de Planejamento e Controle e somente em segundo lugar o Grupamento de Execução (em laranja). As experiência vivenciada em projetos anteriores também comprova isto.

Numa análise superficial é possível verificar que a implantação da Gestão Documental deve ser concebida para atuar principalmente nos Processos de Planejamento e de Monitoramento e Controle, sobre gerenciamento das comunicações e controle eletrônico de documentos. E assim minimizar ou até mesmo eliminar problemas com atraso de entrega e qualidade projetos, além de contribuir para o início imediato do Grupamento de Execução.

Estudos mais detalhados podem revelar diversos fluxos de trabalho para recebimento, elaboração, revisão, aprovação e envio de documentos administrativos, gerenciais e de engenharia que se integram de alguma forma e por isso são acionados por sua própria estrutura organizacional.

A Gestão Documental deve cumprir um importante papel gerencial para centralizar, receber, distribuir, notificar e emitir toda a informação gerada pelo projeto e ainda integrar e controlar de forma automatizada os 44 processos do gerenciamento de projetos.

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