terça-feira, 23 de novembro de 2010

Aplicação da Gestão Documental no Gerenciamento de Projetos

A aplicação da Gestão Documental comprovou que parte dos problemas de atraso e entrega de projetos está relacionada ao gerenciamento eletrônico das comunicações, que deve ser projetado para atuar como motor de aceleração no recebimento, distribuição e envio de informação.
Os investimentos em softwares, equipamentos de comunicação e uma política sobre o gerenciamento das comunicações associado a controle eletrônico de documentos podem desencadear uma rede processos automatizados que recebe, notifica, imprime, distribui, aprova, emite e fiscaliza, toda a informação gerada por um projeto, através de fluxos de trabalho com prazos definidos impulsionando equipes de processos.
Portanto a malha da Gestão Documental deve percorrer os processos de gerenciamento de um projeto ao passo que, quanto mais cedo for concebida melhor serão os resultados e aderência para o projeto. Citados abaixo os processos de gerenciamento de projeto segundo o Guia PMBOK, referenciados neste post.
  • Grupo de processos de iniciação
  • Grupo de processos de planejamento
  • Grupo de processos de execução
  • Grupo de processos de monitoramento e controle
  • Grupo de processos de encerramento

Em relação à Metodologia FEL, detalhada anteriormente neste blog, é indicado propor uma norma de gestão documental já nos portões FEL1 e FEL2 para aplicação imediata no portão FEL3 e assim garantir dos fornecedores a contratação destes padrões e normas – como os termos da oficialização da comunicação e transmissão de dados e ainda o atendimento as especificações para elaboração de projeto que darão o suporte necessário a Gestão Documental.

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