segunda-feira, 26 de abril de 2010

Portal Eletrônico

A experiência em projetos mostrou uma nova atribuição para o profissional do arquivo. Onde o Arquivo Técnico deixa de ser um setor tradicional responsável pela guarda e manutenção de documentos físicos e eletrônicos, e torna-se responsável pela comunicação eletrônica oficial do empreendimento.


Nesta nova função o Arquivo Técnico passa a ser o centralizador de toda comunicação via e-mail, além do gerenciamento da transferência de dados em larga escala, mantendo a comunicação entre projeto e fornecedores.

O Arquivo Técnico é transformado no Centro de Documentação, com endereço eletrônico próprio e acesso web para o recebimento e envio de grande quantidade de dados, criando assim um Portal Eletrônico. Sua responsabilidade agora é bem maior precisando criar agendamentos, bem como a distribuição, controle e arquivamento da comunicação entre a equipe do projeto e fornecedores.

Assim o Centro de Documentação fica estruturado em dois processos distintos sendo eles o Controle de Documentação e o Controle de Desenhos. Enquanto o segundo fica com tarefas tradicionais de um Arquivo Técnico, o primeiro administra a comunicação eletrônica do projeto.

O Controle de Documentação ao gerenciar a comunicação eletrônica presta vários serviços:

Transferência de arquivos via web; tramitação eletrônica de informações – recebimento, distribuição e agendamento de tarefas via e-mail.

As atividades exercidas pelo Controle de Documentação acabam por determinar o Gerenciamento de um fluxo de trabalho específico para a comunicação eletrônica e por administrar dezenas de e-mails diários.

O papel do Controle de Documentação de oficializar a comunicação tem grande valia para tomada de decisões do gerenciamento do projeto e para o respaldo jurídico em possíveis pleitos através de seus registros diários.

Um comentário:

  1. É exatamente assim que funciona o Arquivo Técnico de obras de construção civil. E aqui também fazemos todo o controle e distribuição de documentos que se tornam superados. Abraços, Gui

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